PRAWO HANDLOWE: Zasady funkcjonowania organów kolegialnych w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii

Zasady głosowania w ramach walnego zgromadzenia spółdzielni

W czasie wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, o których mowa w ustawie o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, zarząd lub Rada Nadzorcza spółdzielni może zarządzić podjęcie określonej uchwały przez walne zgromadzenie na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Walne zgromadzenie spółdzielni może podjąć uchwałę w takim trybie wyłącznie wówczas, gdy wszyscy członkowie spółdzielni zostali zawiadomieni o głosowaniu na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Możliwe jest także łączne zastosowanie powyższych trybów (głosowanie częściowo na piśmie i częściowo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość). Powyższe tryby głosowania mogą być przeprowadzone niezależnie od postanowień statutu spółdzielni.

W czasie wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, głosowanie w powyższych trybach może być także przeprowadzone w ramach zebrania przedstawicieli spółdzielni.

Wprowadzona została także możliwość dokonywania przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, zarówno w czasie wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, jak i w czasie kiedy żaden z tych stanów nie został wprowadzony:

  1. zawiadomień o czasie, miejscu i porządku obrad walnego zgromadzenia,
  2. zgłaszania żądania zwołania walnego zgromadzenia (zebrania przedstawicieli),
  3. zgłaszania żądania zamieszczenia określonych spraw do porządku obrad walnego zgromadzenia (zebrania przedstawicieli).

Powyższe zasady mają także zastosowanie do innych organów spółdzielni składających się z członków spółdzielni.

Zasady głosowania oraz udziału w posiedzeniach władz fundacji oraz stowarzyszenia

Zarówno w odniesieniu do władz fundacji, jak i władz stowarzyszenia, w przypadku wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, o których mowa w ustawie o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, wprowadzono możliwość korzystania ze środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach władz odpowiednio fundacji lub stowarzyszenia oraz odbywania posiedzeń przez te władze.

Zastosowanie takiego trybu głosowania poza posiedzeniami władz fundacji/stowarzyszenia jest dopuszczalne pod warunkiem, że członkowie wyrazili na to zgodę w formie dokumentowej.

Możliwość udziału w posiedzeniu władz fundacji/stowarzyszenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinna być natomiast wskazana w zawiadomieniu o takim posiedzeniu wraz z dokładnym opisem sposobu uczestnictwa i wykonywania prawa głosu. Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na posiedzeniach władzy fundacji/stowarzyszenia odbywa się przy zapewnieniu co najmniej:

  1. transmisji obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym,
  2. dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której członek władzy fundacji/stowarzyszenia może wypowiadać się w toku obrad,
  3. wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku posiedzenia.

Statut fundacji lub stowarzyszenia może przewidywać odmienne uregulowania dotyczące wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na oraz poza posiedzeniami władz odpowiednio fundacji lub stowarzyszenia, w tym przewidywać dalej idące ograniczenia a także wyłączyć możliwość stosowania powyższych zasad.

Udział w zgromadzeniu uczestników, zgromadzeniu inwestorów i radzie inwestorów funduszu inwestycyjnego

Udział w zgromadzeniu uczestników funduszu inwestycyjnego (funduszu otwartego, specjalistycznego funduszu inwestycyjnego otwartego) może się odbywać przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że statut funduszu stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu uczestników w sposób, o którym mowa powyżej, postanawia zwołujący to zgromadzenie.

Udział w zgromadzeniu uczestników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje w szczególności:

  1. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu uczestników, w ramach której mogą one wypowiadać sia. w toku obrad zgromadzenia uczestników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia uczestników,
  2. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia uczestników.

Udział w zgromadzeniu uczestników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne dla identyfikacji uczestników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Informacja o sposobie uczestniczenia w zgromadzeniu uczestników i wykonywania głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinna zostać zamieszczona w zawiadomieniu o zgromadzeniu.

Analogiczne uregulowania zostały wprowadzone w odniesieniu do udziału w zgromadzeniu inwestorów funduszu inwestycyjnego zamkniętego.

Ponadto w odniesieniu do specjalistycznego funduszu inwestycyjnego otwartego oraz funduszu inwestycyjnego zamkniętego, wprowadzono możliwość udziału w posiedzeniu rady inwestorów przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że statut funduszu stanowi inaczej. O udziale w posiedzeniu rady inwestorów w sposób, o którym mowa powyżej, postanawia zwołujący to posiedzenie. Udział w posiedzeniu rady inwestorów przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinien obejmować analogiczne warunki, jak w odniesieniu do zgromadzenia uczestników.

Udział w zgromadzeniu obligatariuszy

W przypadkach gdy udział obligatariuszy w zgromadzeniu obligatariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie jest dopuszczalny, okoliczność ta powinna być wyraźnie wskazana w warunkach emisji obligacji. Jeżeli udział w zgromadzeniu obligatariuszy jest dopuszczalny w sposób wskazany powyżej, ogłoszenie o takim zgromadzeniu powinno zawierać również informację o sposobie uczestniczenia w zgromadzeniu obligatariuszy i wykonywania głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Udział w zgromadzeniu obligatariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje w szczególności:

  1. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu obligatariuszy, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia obligatariuszy, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia obligatariuszy,
  2. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia obligatariuszy.

Udział w zgromadzeniu obligatariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne dla identyfikacji uczestników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.