ZAMÓWIENIA PUBLICZNE: Wykonywanie umów w sprawie zamówienia publicznego

Obowiązek niezwłocznego informowania o wpływie okoliczności związanych z COVID – 19 na należyte wykonanie umowy

Strony umowy w sprawie zamówienia publicznego (zarówno zamawiający, jak i wykonawca) mają obowiązek niezwłocznego wzajemnego poinformowania się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tej umowy, o ile taki wpływ wystąpił lub może wystąpić. Powyższy obowiązek dotyczy więc zarówno istniejącego, jak i przewidywanego wpływu COVID-19 na należyte wykonanie umowy.

Do informacji należy załączyć oświadczenia lub dokumenty potwierdzające wystąpienie wpływu COVID-19 na należyte wykonanie umowy. Ustawodawca wskazuje otwarty katalog okoliczności, do których mogą się odnosić oświadczenia lub dokumenty, tj. dotyczące w szczególności:

1. nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia,
2. decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia Państwowego Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych,
3. poleceń lub decyzji wydanych przez wojewodów, ministra właściwego do spraw zdrowia lub Prezesa Rady Ministrów, związanych z przeciwdziałaniem COVID-19, o których mowa w art. 11 ust. 1–3 ustawy antykryzysowej,
4. wstrzymania dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych,
5. innych okoliczności, które uniemożliwiają bądź w istotnym stopniu ograniczają możliwość wykonania umowy,
6. okoliczności, o których mowa w pkt 1-5 powyżej, w zakresie, w jakim dotyczą one podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy.

W przypadku wykonawców mających siedzibę lub wykonujących działalność związaną z realizacją umowy poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w miejsce dokumentów, o których mowa w pkt 1-5, składa się dokumenty wydane przez odpowiednie instytucje w tych krajach lub oświadczenia tych wykonawców.

Każda ze stron ma możliwość żądania przedstawienia dodatkowych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy.

Dodatkowo, jeżeli umowa w sprawie zamówienia publicznego zawiera postanowienia dotyczące kar umownych lub odszkodowań z tytułu odpowiedzialności za jej niewykonanie lub nienależyte wykonanie z powodu oznaczonych okoliczności, w informacji należy obligatoryjnie wskazać wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na:

• należyte jej wykonanie, oraz
• zasadność ustalenia i dochodzenia tych kar lub odszkodowań, lub ich wysokość.

Istotnym jest, aby strony przekazywały dokładne, rzeczowe i w miarę możliwości precyzyjne informacje, a także załączały konieczne dokumenty i oświadczenia, tak aby nie było wątpliwości co do spełnienia przesłanek możliwości zmiany umowy czy też możliwości odstąpienia od naliczania i dochodzenia kar umownych.

Obowiązek zajęcia stanowiska w stosunku do informacji o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy

Na podstawie otrzymanych informacji, oświadczeń lub dokumentów, druga strona ma obowiązek przedstawić swoje stanowisko odnośnie do wpływu okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy. Stanowisko to powinno zawierać uzasadnienie i być przekazane w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji, oświadczeń lub dokumentów, przy czym jeśli strona umowy otrzymała kolejne informacje, oświadczenia lub dokumenty, termin ten liczony jest od dnia ich otrzymania.

Zmiana umowy w sprawie zamówień publicznych

Obligatoryjna. W przypadku stwierdzenia przez zamawiającego, że okoliczności związane z COVID-19 wpływają na należyte wykonanie umowy, ma on obowiązek w uzgodnieniu z wykonawcą dokonać zmiany umowy, o której mowa w art. 144 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności przez:

• zmianę terminu wykonania umowy lub jej części, lub czasowe zawieszenie wykonywania umowy lub jej części,
• zmianę sposobu wykonywania dostaw, usług lub robót budowlanych,
• zmianę zakresu świadczenia wykonawcy i odpowiadającą jej zmianę wynagrodzenia lub sposobu rozliczenia wynagrodzenia wykonawcy,

o ile wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekroczy 50% wartości pierwotnej umowy.

Warunkiem dokonania obligatoryjnej zmiany umowy przez zamawiającego w uzgodnieniu z wykonawcą jest stwierdzenie przez zamawiającego, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 wpływają na należyte wykonanie umowy.

Fakultatywna. W przypadku stwierdzenia, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mogą wpłynąć na należyte wykonanie umowy w sprawie zamówień publicznych, zamawiający w uzgodnieniu z wykonawcą może dokonać zmiany umowy.

Umowa może zostać zmieniona w szczególności poprzez:

• zmianę terminu wykonania umowy lub jej części,
• czasowe zawieszenie wykonywania umowy lub jej części,
• zmianę sposobu wykonywania dostaw, usług lub robót budowlanych,
• zmianę zakresu świadczenia wykonawcy i odpowiadającą jej zmianę wynagrodzenia lub sposobu rozliczenia wynagrodzenia wykonawcy,

o ile wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekroczy 50% wartości pierwotnej umowy.

Wpływ zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego na umowę zawartą pomiędzy wykonawcą a podwykonawcą, a także na dalsze umowy podwykonawcze

W przypadku dokonania zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego, zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 4 ustawy antykryzysowej, jeżeli zmiana ta obejmuje część zamówienia powierzoną do wykonania podwykonawcy, wykonawca i podwykonawca zobowiązani są uzgodnić odpowiednią zmianę wiążącej ich umowy, w sposób zapewniający, że warunki wykonania tej umowy przez podwykonawcę nie będą mniej korzystne niż warunki wykonania umowy zmienionej zgodnie z dyspozycją wskazanego przepisu.

Obowiązek uzgodnienia zmiany umowy, stosownie do powyższego rozwiązania, nałożony został także na podwykonawcę oraz dalszego podwykonawcę.

Brak możliwości wykonania umownego prawa odstąpienia od umowy z powołaniem się na okoliczności związane z wystąpienia COVID-19

W przypadku, w którym umowa w sprawie zamówienia publicznego zawiera postanowienia korzystniej kształtujące sytuację wykonawcy, niż wynikałoby to z postanowień zawartych w ustawie antykryzysowej (m.in. obowiązek lub możliwość zmiany umowy), do zmiany umowy stosuje się postanowienia tejże umowy, przy czym okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 nie mogą stanowić samodzielnej podstawy do wykonania umownego prawa odstąpienia od umowy.

Obowiązek uzgodnienia zmiany umowy przez wykonawcę oraz podwykonawcę w przypadku stwierdzenia wpływu lub możliwego wpływu COVID-19 na należyte wykonanie wiążącej ich umowy

Wykonawca wraz z podwykonawcą mają obowiązek uzgodnienia odpowiedniej zmiany umowy w przypadku, gdy stwierdzą, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie łączącej ich umowy w całości lub części.

Nałożony obowiązek zmiany umowy zawartej pomiędzy wykonawcą a podwykonawcą, a także dalszymi podwykonawcami, jest niezależny od zmiany umowy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą.

Zmiana umowy podwykonawczej może polegać w szczególności na:

• zmianie terminu wykonania umowy lub jej części,
• czasowym zawieszeniu wykonywania umowy lub jej części,
• zmianie sposobu wykonywania umowy,
• zmianie zakresu wzajemnych świadczeń.

Obowiązek uzgodnienia zmiany umowy, stosownie do powyższych rozwiązań, nałożony został także na podwykonawcę oraz dalszego podwykonawcę.

Powyższe rozwiązania prawne mają zastosowanie odpowiednio do umów w sprawie zamówień publicznych wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

Forma umowy o zamówienie publiczne

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz związanych z nimi ograniczeń w przemieszczaniu się, umowy o zamówienie publiczne zawierane są pod rygorem nieważności w formie pisemnej albo za zgodą zamawiającego w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zakaz potrącania kar umownych oraz dochodzenia zaspokojenia z zabezpieczenia należytego wykonania umowy

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19 oraz przez 90 dni od dnia odwołania stanu, który obowiązywał jako ostatni, zamawiający nie może:

• potrącić kary umownej zastrzeżonej na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy z wynagrodzenia wykonawcy lub innych jego wierzytelności,
• dochodzić zaspokojenia z zabezpieczenia należytego wykonania tej umowy.

Powyższe zakazy będą obowiązywały, o ile zdarzenie w związku z którym zastrzeżono tę karę nastąpiło w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.

Bieg przedawnienia roszczeń zamawiającego o zapłatę kar umownych nie rozpoczyna się, a wszczęty ulega zawieszeniu w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19 oraz przez 90 dni od dnia odwołania stanu, który obowiązywał jako ostatni. Upływ terminu przedawnienia nie może jednak nastąpić wcześniej niż po upływie 120 dni od dnia odwołania tego ze stanów, który obowiązywał jako ostatni.

W sytuacji, w której termin ważności zabezpieczenia należytego wykonania umowy upływa w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19 oraz przez 90 dni od dnia odwołania stanu, który obowiązywał jako ostatni, zakaz dochodzenia przez zamawiającego zaspokojenia z zabezpieczenia został uzależniony od każdorazowego przedłużenia przez wykonawcę dotychczasowego zabezpieczenia lub wniesienia nowego zabezpieczenia, które zostanie zaakceptowane przez zamawiającego.

Przedłużenie ważności zabezpieczenia lub wniesienie nowego zabezpieczenia powinno nastąpić na 14 dni przed upływem ważności zabezpieczenia.

Dodatkowo wprowadzone zostało przedłużenie z mocy prawa ważności zabezpieczenia do 120. dnia po dniu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, w sytuacji gdy termin ważności zabezpieczenia upływałby w okresie między 91. a 119. dniem po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.

Przy obliczaniu wyżej wskazanych terminów należy wliczyć dzień odwołania oraz ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii w związku z COVID-19.