Posiedzenia organów spółki z o.o. z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej

Przepisy umożliwiające udział w posiedzeniach organów spółek przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wprowadzone zostały ze względów praktycznych w okresie pandemii.  Stanowią także odpowiedź na komplikacje związane z formalizmem odbywania posiedzeń, jakie pojawiały się już wcześniej.

Obecny kształt przepisów umożliwia wykorzystywanie środków komunikacji elektronicznej podczas posiedzeń zarządu i rady nadzorczej oraz zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Regulacje prawne dotyczące odbywania posiedzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Zarówno w przypadku posiedzeń zarządu czy rady nadzorczej, jak i w przypadku posiedzeń zgromadzeń wspólników, ogólną zasadą jest, że można w nich uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (odpowiednio art. 208 § 5¹ i § 5², art. 222 § 1¹ i § 4 oraz art. 234¹ § 1 Kodeksu spółek handlowych – dalej: KSH).

Oznacza to, że jest to dopuszczalne, jeżeli wspólnicy w treści umowy nie wyłączyli możliwości odbywania posiedzeń oraz uczestniczenia w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Dzięki takiemu skonstruowaniu przepisów nie ma więc konieczności – po ich wejściu w życie – wprowadzania zmian w umowie spółki, aby możliwe było organizowanie posiedzeń i zgromadzeń przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

W przypadku zgromadzeń wspólników w treści przepisu art. 234¹ § 1 KSH zastrzeżono, że o udziale w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący to zgromadzenie.

Regulamin udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisem art. 234¹ § 3 KSH trzeba określić w treści regulaminu przyjętego przez radę nadzorczą. W przypadku, gdy w spółce nie funkcjonuje rada nadzorcza – przez wspólników. W sytuacji, kiedy regulamin ten określany jest przez wspólników, można go przyjąć również uchwałą bez odbycia zgromadzenia wspólników, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść regulaminu. Przyjęcie stosownego regulaminu warunkuje więc możliwość odbywania zgromadzeń wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Regulamin ten nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Zasady wskazane w treści regulaminu mają więc wskazywać, w jaki sposób odbywać się będą zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.  Nie mogą natomiast stawiać przed wspólnikami nadmiernych wymogów, czy to formalnych, czy też technicznych. Chodzi o wymogi, które nie znajdują racjonalnego uzasadnienia w konieczności odpowiedniej identyfikacji wspólnika i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji.

Posiedzenia elektroniczne w spółce z o.o. – sposób odbywania posiedzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

W przypadku zwoływania posiedzenia lub zgromadzenia oprócz pozostałych wymaganych ustawowo elementów w treści zaproszenia wskazać należy sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość podczas posiedzenia.

Należy podkreślić, że udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie oznacza, że spółka nie ma obowiązku określenia miejsca, w którym będzie przebywał co najmniej prowadzący zgromadzenie wspólników wraz z protokolantem. Również w przypadku odbywania zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z przepisem art. 234 KSH, powinna to być siedziba spółki albo inne miejsce na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wskazane w umowie spółki bądź ustalone przez wszystkich wspólników, którzy wyrazili na to zgodę na piśmie.

Przepisy art. 234¹ § 2 KSH wskazują przykładowe techniczne możliwości wykorzystania środków komunikacji elektronicznej podczas zgromadzenia wspólników:

1. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i
2. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed zgromadzeniem wspólników lub w jego toku.

Protokół posiedzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej – podpisanie

W zakresie posiedzeń zarządu oraz posiedzeń rady nadzorczej przepisy stanowią, że protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu bądź rady nadzorczej stanowi inaczej. W przypadku zgromadzeń wspólników zasadą jest natomiast, że uchwały powinny być podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników.

W sytuacji kiedy zgromadzenie wspólników odbywa się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Wówczas podpisy uczestników zgromadzenia wspólników odbytego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie są wymagane.