Nowe zasady dotyczące zwolnień lekarskich – co powinien uregulować pracodawca?

Autorki: Agata Majewska, radczyni prawna | Beata Łysik, dyrektor Działu kadr i płac 

Od 13 kwietnia 2026 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące zwolnień lekarskich, wynikające z nowelizacji ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Regulują one obszar, który przez lata żył głównie w orzecznictwie sądowym i interpretacjach ZUS, nie mając jasnego zakotwiczenia w ustawie. Poniższy artykuł powstał z połączenia dwóch perspektyw – prawnej i kadrowej – i opiera się na pytaniach, z którymi klienci zgłaszają się do nas od czasu wejścia nowych regulacji w życie.  

Praca zarobkowa na L4 – nowa definicja i jej konsekwencje 

Jakakolwiek praca zarobkowa w czasie L4 nadal skutkuje utratą prawa do zasiłku. Nowością jest to, że ustawa zasiłkowa wprowadza ustawową definicję „pracy zarobkowej”, która dotąd wynikała jedynie z praktyki orzeczniczej. Zgodnie z nowym ujęciem pracą zarobkową jest każda czynność o charakterze zarobkowym, niezależnie od tego, na jakiej podstawie jest wykonywana – obejmuje zarówno wykonywanie umów zlecenia, jak i faktyczne prowadzenie własnej działalności gospodarczej: odpowiadanie na maile, podpisywanie umów, wystawianie faktur.  

Konsekwencje są bardzo wymierne: wystarczy stwierdzenie jednego przypadku pracy zarobkowej, by pracownik utracił zasiłek za cały okres niezdolności do pracy. Jeżeli kontrola wykaże naruszenia, ZUS może wydać decyzję o utracie prawa do zasiłku za cały okres zwolnienia lekarskiego, a pracownik będzie zobowiązany do zwrotu nienależnie pobranego świadczenia z odsetkami.  

Jakie ma to znaczenie dla pracodawcy? Jeżeli pracodawca ma wiedzę lub uzasadnione podejrzenie, że pracownik, który przebywa na L4 wykonuje jednocześnie pracę dla innych podmiotów, może samodzielnie skontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnienia. Taką możliwość mają również płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego poniżej 20 ubezpieczonych. Nie muszą już wnioskować o przeprowadzenie takiej kontroli przez ZUS.  

Czynności incydentalne – co jest wyjątkiem, a co go przekracza 

Czynności incydentalne zostały wyłączone zarówno z definicji pracy zarobkowej, jak i z zakresu działań sprzecznych z celem zwolnienia. To działania, których podjęcia w czasie zwolnienia wymagają istotne okoliczności. Nie ma zamkniętego katalogu takich czynności – różnorodność sytuacji życiowych powoduje, że ich wyczerpujące wyliczenie jest niemożliwe.  

Praktyczny przykład, który pojawia się w pytaniach naszych klientów niemal codziennie: prezes zarządu przebywa na L4 i musi podpisać sprawozdanie finansowe. Nowe przepisy dopuszczają taką czynność, o ile ma ona drobny i jednorazowy charakter i wymagają jej istotne okoliczności. W tym przypadku muszą być spełnione jednocześnie cztery warunki: 

• Niezbędność – brak podpisu doprowadziłby do poważnych konsekwencji prawnych lub finansowych, np. do naruszenia ustawowych terminów złożenia sprawozdania do KRS lub do odpowiedzialności karnej skarbowej. 

• Jednorazowość – czynność ma charakter sporadyczny, nie jest elementem regularnej aktywności zawodowej. 

• Własna inicjatywa ubezpieczonego – przepisy wprost wykluczają polecenie pracodawcy z katalogu istotnych okoliczności uzasadniających podjęcie nawet incydentalnych czynności. 

• Brak sprzeczności z celem zwolnienia – czynność nie może utrudniać procesu leczenia ani rekonwalescencji.  

Do czynności potencjalnie dopuszczalnych należą m.in.: jednorazowe podpisanie pilnego dokumentu korporacyjnego lub handlowego, gdy opóźnienie groziłoby poważną szkodą; przekazanie współpracownikom niezbędnych informacji, bez których realizacja bieżących zadań byłaby niemożliwa; incydentalne odebranie telefonu lub krótka odpowiedź na korespondencję, jeśli nie zakłóca to procesu leczenia; czy czynności formalne, których niedopełnienie w terminie naraziłoby stronę na nieodwracalne skutki prawne.  

Czego nie usprawiedliwiają przepisy o czynnościach incydentalnych? Za działania naruszające cel zwolnienia należy uznać w szczególności: regularne wykonywanie pracy zdalnej, systematyczne prowadzenie korespondencji służbowej, podejmowanie nowych zleceń lub świadczenie usług w ramach działalności gospodarczej, a także traktowanie zwolnienia jak urlopu wypoczynkowego. ZUS będzie badał, czy działanie miało charakter zarobkowy i czy mogło być wykonane przez inną osobę, np. pełnomocnika. Liczyć się będzie całościowy obraz aktywności, nie pojedyncze zdarzenie.  

Pracownik u dwóch pracodawców i wyjazd na L4 

Coraz więcej pracowników łączy kilka tytułów zatrudnienia. Po zmianach z 13 kwietnia 2026 r. niezdolność do pracy nadal obejmuje wszystkie tytuły ubezpieczenia – zwolnienie lekarskie wystawione z jednego tytułu oznacza niezdolność do pracy w ramach wszystkich stosunków zatrudnienia. Pracownik pobierający zasiłek z jednego tytułu nie powinien w tym czasie świadczyć pracy u innego pracodawcy ani prowadzić żadnej innej aktywności zarobkowej.  

Wyjątek – L4 ograniczone do konkretnego tytułu zatrudnienia – wejdzie w życie dopiero od 1 stycznia 2027 r. Wtedy lekarz, na wniosek pacjenta, będzie mógł ograniczyć zakres zwolnienia, jeżeli charakter pracy w ramach innego stosunku zatrudnienia nie stoi w sprzeczności z procesem leczenia. Pracownik będzie musiał poinformować pracodawcę, u którego nie korzysta ze zwolnienia, o fakcie posiadania L4 i czasie jego trwania. Przykładowo: pracownik zatrudniony jednocześnie jako kierowca i jako grafik komputerowy łamie nogę – może to uzasadniać L4 w ramach zatrudnienia kierowcy, ale niekoniecznie w związku z pracą grafika.  

Drugie pytanie, które pada regularnie ze strony specjalistów kadr: czy pracownik może wyjechać na L4? Po zmianach wyjazd podczas L4 jest możliwy, ale nie oznacza to „urlopu na zwolnieniu”. Kluczowa zasada nadal brzmi: zachowanie na L4 musi być zgodne z celem leczenia i rekonwalescencji. Wystawione L4 „chodzące” (kod 2), np. z powodu wypalenia zawodowego, pozwala na wyjazd – przy schorzeniach psychicznych aktywność fizyczna i zmiana otoczenia mogą być częścią terapii. Bez opinii lekarza orzecznika ZUS nie ma podstaw do wstrzymania wypłaty. Jeśli natomiast wyjazd utrudnia leczenie lub rehabilitację, a podczas kontroli ZUS pracownik nie jest w stanie uzasadnić jego celu, może to spowodować utratę prawa do zasiłku. Warto pamiętać, że zmiana miejsca pobytu podczas L4 powinna być zgłoszona do ZUS lub pracodawcy.  

ZUS z szerszymi uprawnieniami do kontroli 

ZUS otrzymał szersze uprawnienia do sprawdzania, czy ktoś prawidłowo korzysta z L4. Kontrolerzy mają teraz prawo wejść do miejsca kontroli i sprawdzić, czy osoba chora faktycznie tam przebywa. Mogą wylegitymować osobę na L4 i żądać wyjaśnień – zarówno od samego pracownika, jak i od pracodawcy oraz lekarza.  

Rozszerzeniu uległy też uprawnienia dotyczące zasiłków opiekuńczych. ZUS może sprawdzić, czy w domu była inna osoba zdolna do opieki nad chorym dzieckiem lub chorym członkiem rodziny.  

W dobie mediów społecznościowych kontrola ZUS opiera się coraz częściej nie tylko na wizytach w miejscu pobytu, ale również na analizie ogólnodostępnych informacji. Posty, relacje i zdjęcia publikowane przez pracownika na zwolnieniu mogą stać się elementem postępowania kontrolnego. To nie jest spekulacja, lecz element realnej praktyki. 

Co warto uregulować w firmie – rekomendacje 

Nowe przepisy są w dużej mierze porządkujące, a nie rewolucyjne. Kłopot polega na tym, że wielu pracodawców przez lata funkcjonowało w pewnej szarej strefie zwyczajów – kontaktując się z pracownikami na L4 i licząc na ich dostępność w pilnych sprawach. Warto pamiętać, że pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, a celem L4 jest powrót do zdrowia. Nowe przepisy wyraźnie wyznaczają granice. Poniżej pięć konkretnych kroków do podjęcia: 

• Wprowadź wewnętrzne procedury na czas nieobecności pracownika. Pełnomocnictwa, jasne zasady zastępstw i podział obowiązków pozwalają uniknąć konieczności kontaktu z osobą przebywającą na L4.  

• Nie wysyłaj pracownikom poleceń służbowych w czasie zwolnienia. Polecenie pracodawcy nie jest okolicznością uzasadniającą jakiekolwiek działania ze strony pracownika na L4. Jeśli pracownik wykona zadanie na twoje polecenie i straci przez to zasiłek, ryzykujesz roszczenie z jego strony. 

• Jeśli kontakt jest konieczny, ogranicz go do minimum i dokumentuj jego charakter w sposób umożliwiający wykazanie, że nie wiązał się z realizacją obowiązków pracowniczych.  

• Poinformuj pracowników zatrudnionych w kilku miejscach o aktualnych zasadach. Od 13 kwietnia 2026 r. L4 wystawione z jednego tytułu obejmuje wszystkie tytuły ubezpieczenia. Wielu pracowników jeszcze o tym nie wie. 

• Przy podejrzeniu nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia – działaj właściwą ścieżką. Teraz, nawet jeśli zgłaszasz poniżej 20 ubezpieczonych, masz prawo do samodzielnej kontroli. Nieformalne naciski na pracownika to ryzyko po obu stronach. 

Nowe przepisy dają pracodawcom coś cennego: ustawową pewność tam, gdzie przez lata rządziła niejednoznaczna praktyka orzecznicza. To dobry moment, by uregulować wewnętrzne zasady postępowania w przypadku nieobecności pracowników – zanim pojawi się konkretny problem.