Zakaz łączenia funkcji i stanowisk w spółkach kapitałowych na gruncie kodeksu spółek handlowych

Niejednokrotnie wśród osób mających wpływ na działalność podmiotów ze sobą powiązanych pojawia się zamiar powołania tej samej osoby w skład różnych organów tych podmiotów, czy też powierzenia jej dodatkowych funkcji. Takie podejście najczęściej bywa uzasadniane zaufaniem, jakim cieszy się dana osoba. W praktyce można także spotkać rozwiązania, w których schematy organizacyjne określonych podmiotów wprost przewidują pełnienie przez określoną osobę jednocześnie kilku funkcji, czy to w strukturze jednego podmiotu, czy też w strukturach grupy kapitałowej. Decydując się na powierzenie osobie pełniącej już funkcje w organach danej spółki nowej funkcji lub stanowiska, konieczne jest uprzednie przeprowadzenie analizy, czy dana osoba może łączyć obie funkcje lub stanowiska.

Obowiązujące przepisy Kodeksu spółek handlowych przewidują analogiczne ograniczenia zarówno w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 214 k.s.h.), jak i do spółki akcyjnej (art. 387 k.s.h.). Zgodnie z powyższymi regulacjami, w spółce kapitałowej nie jest dopuszczalne łączenie funkcji członka rady nadzorczej z funkcją członka zarządu, prokurenta, likwidatora, kierownika oddziału lub zakładu tejże spółki oraz z zatrudnieniem na stanowisku głównego księgowego, radcy prawnego lub adwokata (art. 214 § 1 k.s.h. oraz art. 387 §1 k.s.h.). Powyższy zakaz rozciągnięty został także na inne osoby, które podlegają bezpośrednio członkowi zarządu albo likwidatorowi (art. 214 § 2 k.s.h. oraz art. 387 § 2 k.s.h.). W celu ustalenia, czy określona osoba podlega bezpośrednio członkowi zarządu (likwidatorowi), a w konsekwencji czy przedmiotowy zakaz znajduje do niej zastosowanie, konieczne staje się dokonanie analizy struktury organizacyjnej danej spółki, jej regulaminu organizacyjnego (o ile taki funkcjonuje), a także relacji wynikających z poszczególnych umów zawartych przez daną spółkę z poszczególnymi osobami. Należy bowiem mieć na uwadze, że podległość danej osoby członkowi zarządu (likwidatorowi) wynikać może nie tylko z umowy o pracę, lecz także z innych umów np. umowy o świadczenie usług czy też umowy agencyjnej.

Zakaz łączenia funkcji członka rady nadzorczej z powyższymi funkcjami i stanowiskami ma na celu ścisłe rozgraniczenie w spółce kapitałowej funkcji nadzorczych (kontrolnych) powierzonych radzie nadzorczej od funkcji kierowniczych i zarządczych przydzielonych zarządowi oraz osobom zależnym od zarządu. Zakaz ten uniemożliwia zatem jednoczesne bycie kontrolowanym i kontrolującym.

O ile w ramach określonej spółki kapitałowej powyższy zakaz wydaje się być jasny i czytelny, należy także pamiętać, że na mocy odesłania zawartego w art. 214 § 3 k.s.h. oraz w art. 387 § 3 k.s.h., zakaz ten ma odpowiednie zastosowanie do członków zarządu (likwidatorów) spółki zależnej.  Oznacza to, że członkiem rady nadzorczej spółki dominującej nie może być także członek zarządu (likwidator) spółki zależnej. Dopuszczalna i częsta w praktyce jest natomiast sytuacja odwrotna, gdy ta sama osoba pełni funkcję członka zarządu spółki dominującej oraz funkcję członka rady nadzorczej spółki zależnej. Na gruncie powyższych regulacji, za dopuszczalne należy także uznać jednoczesne pełnienie funkcji członka rady nadzorczej spółki dominującej i zależnej.

Z uwagi na brak stosownego odwołania w art. 214 § 3 k.s.h. oraz w art. 387 § 3 k.s.h., za dopuszczalne uznaje się, aby w skład rady nadzorczej spółki dominującej wchodziły osoby bezpośrednio podległe zarządowi spółki zależnej, a także prokurenci, likwidatorzy, główni księgowi, radcy prawni, adwokaci zatrudnieni w spółce zależnej (tak: M. Rodzynkiewicz, Kodeks spółek handlowych. Komentarz, wyd. VII, 2018, komentarz do art. 214 k.s.h.). Takie rozwiązanie kodeksowe wydaje się być o tyle wątpliwe, że skoro ustawodawca uznał, że członkowie zarządów spółek zależnych (objęci przedmiotowym zakazem), pochodzący – co do zasady – z  nominacji zarządów spółek dominującej, mogą nie być wystarczająco autonomiczni, by nadzorować zarządy spółek dominujących, to takiej autonomii nie będą także miały osoby zależne i podporządkowane członkom zarządów spółek zależnych.

Zgodnie z przeważającym w doktrynie stanowiskiem konsekwencją naruszenia zakazu łączenia funkcji (stanowisk) wynikającego z art. 214 k.s.h. oraz art. 387 k.s.h. jest nieważność powołania danej osoby w skład organu nadzoru (w przypadku, gdy dana osoba pełniąca już jedno ze stanowisk wskazanych w art. 214 k.s.h. lub art. 387 k.s.h. zostanie, pomimo zakazu, powołana na stanowisko członka rady nadzorczej) lub automatyczne wygaśnięcie mandatu w radzie nadzorczej (w przypadku, gdy dana osoba pełniąca członka rady nadzorczej obejmie jedno ze stanowisk wskazanych w art. 214 k.s.h. lub w art. 387 k.s.h.). Nieważność powołania w skład rady nadzorczej, jak również automatyczne wygaśnięcie mandatu w radzie nadzorczej to zdarzenia mające fundamentalny wpływ na funkcjonowanie rady nadzorczej – jako organu spółki kapitałowej. Okoliczności te powinny być bowiem uwzględnione m.in. przy ustalaniu, czy rada nadzorcza nadal funkcjonuje w minimalnym, wymaganym składzie (pod względem liczby członków rady nadzorczej). Powołanie do rady nadzorczej określonej osoby pomimo przedmiotowego zakazu będzie także miało niebagatelny wpływ na ocenę decyzji rady nadzorczej podejmowanych z udziałem takiej osoby.