Nowe zasady składania sprawozdań finansowych w KRS

W dniu 15 marca 2018 r. weszły w życie istotne zmiany ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Dotychczas dokumenty, o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości (tj. roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, odpis uchwały organu o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty oraz sprawozdanie z działalności) były składane do KRS w formie papierowej. Począwszy od 15 marca 2018 r. złożenie dokumentów wymienionych w art. 69 ustawy o rachunkowości do KRS odbywać się będzie wyłącznie elektronicznie, w drodze zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego w tym celu przez Ministra Sprawiedliwości pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/.

Sprawozdania finansowe składane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będą musiały zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną będącą członkiem organu uprawnionego do reprezentacji podmiotu, wspólnika uprawnionego do reprezentacji spółki osobowej, syndyka albo likwidatora. Zgłoszeń nie będą mogli natomiast podpisywać prokurenci, nie wchodzą oni bowiem w skład organów uprawnionych do reprezentacji podmiotu, jak również profesjonalni pełnomocnicy, gdyż, stosownie do treści uzasadnienia projektu ustawy nowelizującej KRS „nie jest to czynność procesowa, ale techniczna polegająca na dokonaniu zgłoszenia ewidencyjnego dokumentów finansowych i wpisie automatycznej wzmianki do Krajowego Rejestru Sądowego”.

W okresie przejściowym, tj. od 15 marca do 30 września 2018 r., sprawozdania finansowe wysyłane elektronicznie do KRS będą mogły przybrać formę kopii podpisanych zgodnie z opisanymi wyżej zasadami. Uszczegóławiając, w powyższym okresie sprawozdania finansowe powinny zostać:

• sporządzone w formie papierowej i podpisane zgodnie z zasadami określonymi w art. 52 ustawy o rachunkowości (przez wszystkich członków organu uprawnionego do reprezentacji podmiotu oraz osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych);
• zeskanowane;
• podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu;
• złożone poprzez system teleinformatyczny do KRS.

Począwszy natomiast od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe będzie można zgłaszać do KRS wyłącznie w formie pliku elektronicznego, którego dokładną formę określi Minister Finansów. Ponadto, od tej daty zniknie obowiązek odrębnego składania sprawozdań finansowych do właściwego Urzędu Skarbowego przez te podmioty, które złożą te dokumenty w KRS. Po otrzymaniu elektronicznych sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z badania, KRS będzie automatycznie przekazywać je do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

Kolejną istotną zmianą ustawy o KRS jest wprowadzenie obowiązku złożenia, wraz z wnioskiem o wpis osób reprezentujących podmiot, likwidatorów lub prokurentów, oświadczeń tych osób o wyrażeniu zgody na ich powołanie oraz ich adresów do doręczeń. Co ważne, podmioty wpisane do KRS mają obowiązek złożyć do akt rejestrowych aktualne oświadczenia, obejmujące również adresy do doręczeń, przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej, chyba że informacja o adresie do doręczeń znajduje się w aktach rejestrowych.

Począwszy od 15 marca 2018 r. do zgłoszenia spółki kapitałowej do KRS należy załączać również listę obejmującą nazwisko i imię oraz adres do doręczeń (albo firmę lub nazwę i siedzibę) członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu. W przypadku, gdy powyższy obowiązek będzie ciążył na wspólniku będącym osobą prawną, konieczne będzie podanie imion i nazwisk oraz adresów do doręczeń członków organu uprawnionego do reprezentowania tej osoby prawnej. Podmioty wpisane do KRS mają obowiązek złożyć do akt rejestrowych listę, o której mowa w niniejszym akapicie, przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy.