Umowa o wdrożenie oprogramowania – o czym należy pamiętać przy jej zawieraniu?

W czasach cyfryzacji biznesu umowy o wdrożenie oprogramowania są coraz powszechniejsze. Wiedza o tym, co powinny zawierać, staje się niezbędna.

Dla przedsiębiorcy zasadnicze znaczenie ma, aby wdrożenie zakończyło się sukcesem, tzn. aby poprawnie zaimplementować zakupione oprogramowanie w zaplanowanym terminie oraz aby funkcjonowało ono bez zakłóceń. Niestety wiele wdrożeń kończy się niepowodzeniem. O czym należy pamiętać, zawierając umowę wdrożeniową, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia problemów przy jej realizacji?

Umowa wdrożeniowa – jak przygotować się do projektu?

Już na etapie zbierania ofert od wykonawców na pewno warto przemyśleć, jakie rozwiązanie będzie najbardziej odpowiadało potrzebom organizacji. Czy wystarczy oprogramowanie standardowe? Czy wobec braku takiego rozwiązania na rynku zamawiane oprogramowanie będzie wytworzone specjalnie na nasze potrzeby? Będzie to bezpośrednio wpływało na budżet projektu, ponieważ w ramach umowy udzielana będzie licencja (standardowe oprogramowanie) albo będą przenoszone autorskie prawa majątkowe (oprogramowanie dedykowane).

Zakres umowy o wdrożenie oprogramowania

Precyzyjne opisanie tego, co będzie wykonane w ramach umowy wdrożeniowej, pozwoli uniknąć rozbieżności interpretacyjnych i sporów w przyszłości. Bardzo często zamawiający nie jest w stanie określić swoich potrzeb już na etapie zawierania umowy. W tym celu wykonuje się tzw. analizę przedwdrożeniową, której wynikiem jest określenie zakresu wdrożenia. Powinno w niej zostać opisane, w sposób niebudzący wątpliwości żadnej ze stron, m.in.:

• jakie są funkcjonalności oprogramowania,
• w jaki sposób będą wdrożone,
• w jakich terminach („kamienie milowe”),
• a także jakie są inne kluczowe elementy projektu, np. która strona odpowiada za migrację danych, z jakimi programami wdrażane oprogramowanie zostanie zintegrowane, jakie są wymagania co do infrastruktury zamawiającego.

Co ważne, zamawiający powinien zapewnić sobie uprawnienie do odstąpienia od umowy, jeśli po zapoznaniu się z wynikami analizy przedwdrożeniowej dojdzie do wniosku, że oprogramowanie nie spełnia jego wymagań.

Przebieg wdrożenia umowy

Aby wdrożenie przebiegło bezproblemowo, ważne jest, by umowa regulowała szczegółowo obowiązki stron. Zakresy obowiązków trzeba jasno zdefiniować – nie powinny istnieć obszary, względem których brakuje strony odpowiedzialnej. Warto wprowadzić maksymalne terminy na udzielanie sobie informacji oraz zasady organizowania spotkań.

Należy również opisać procedurę odbiorową, tj. kwestie takie jak uprawnienia poszczególnych przedstawicieli stron przy odbiorach, kategorie błędów uniemożliwiające odbiór, zasady odbiorów warunkowych.

Aby zapewnić elastyczność w realizacji projektu, należy wprowadzić procedurę zarządzania zmianą. To ważne, ponieważ pozwoli uniknąć każdorazowego aneksowania umowy. Uprawnienia do przyjmowania zmian będą przysługiwały w takich przypadkach przedstawicielom stron mającym fachową wiedzę z zakresu IT (kierownicy projektu, komitet sterujący) w ramach przyznanych im kompetencji, a nie reprezentanci organizacji (zarząd spółki).

Vendor lock-in w umowie wdrożeniowej

Prawidłowe określenie pól eksploatacji w zakresie możliwości dokonywania modyfikacji oprogramowania w klauzuli przenoszącej autorskie prawa majątkowe lub w klauzuli udzielającej licencji nie oznacza jeszcze, że zamawiający będzie miał faktyczną możliwość rozwoju oprogramowania. Jeśli nie zobowiążemy wykonawcy w umowie do wydania kodów źródłowych i dokumentacji oprogramowania, to zamawiający pozostanie w sytuacji uzależnienia od wykonawcy (tzw. vendor lock-in). Nie będzie mógł więc zlecić modyfikacji oprogramowania podmiotowi trzeciemu. Trzeba o tym pamiętać.

Exit plan w umowie wdrożeniowej

Nie można pominąć także postanowień regulujących procedurę wycofania się z umowy. Należy jasno zdefiniować zasady rozliczeń stron w przypadku rozwiązania umowy lub odstąpienia od niej przed zakończeniem wdrożenia. Zamawiający powinien mieć pewność, jakie prawa zachowuje po zakończeniu obowiązywania umowy (np. licencję na oprogramowanie wdrożone w ramach danego etapu).

Podsumowując: dokładne określenie istotnych elementów umowy wdrożeniowej zabezpieczy interesy obu stron. Przede wszystkim jednak możliwi osiągnięcie zamierzonego celu, jakim jest efektywne wdrożenie oprogramowania. Przed przystąpieniem do negocjacji umowy wdrożeniowej należy więc starannie przeanalizować potrzeby, które powinna odzwierciedlać umowa.