Umowa o pracę na czas określony – limity a obiektywne przyczyny

W dniu 22 lutego 2016 roku weszła w życie istotna nowelizacja kodeksu pracy (k.p.), wdrażająca dyrektywę Rady 99/70/WE z dnia 28 czerwca 1999 r. dotyczącą Porozumienia ramowego w sprawie pracy na czas określony, zawartego przez Europejską Unię Konfederacji Przemysłowych i Pracodawców (UNICE), Europejskie Centrum Przedsiębiorstw Publicznych (CEEP) oraz Europejską Konfederację Związków Zawodowych (ETUC) (Dz. Urz. WE L 175 z 10.07.1999). Skutkiem przedmiotowej nowelizacji było między innymi istotne przemodelowanie systemu zawierania z pracownikami umów na czas określony. Nowelizacja ta, w zakresie umów na czas określony, wprowadziła  trzy podstawowe nowości:

  • limit łącznego czasu trwania wszystkich umów o prace zawartych pomiędzy tymi samymi stronami na czas określony wynoszący 33 miesiące;
  • limit liczby wszystkich umów zawartych na czas określony wynoszący 3 umowy;
  • uzależnienie okresu wypowiedzenia umowy na czas określony od długości zatrudnienia, analogicznie jak w przypadku umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony.

Skutkiem przekroczenia ustawowych limitów dedykowanych umowom na czas określony jest, zgodnie z art. 25§ 2 k.p., swego rodzaju przekształcenie się tych stosunków w umowy o pracę na czas nieokreślony, odpowiednio od dnia następującego po upływie 33 miesięcy lub od dnia zawarcia czwartej umowy o pracę na czas określony.

Ustawodawca przewidział jednak pewne odstępstwa od stosowania wskazanych powyżej limitów ograniczających zatrudnienie na podstawie umowy lub umów o pracę na czas określony. Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 25§ 4 k.p. nie dotyczą one umów na czas określony zawartych:

  1. w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
  2. w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
  3. w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
  4. gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

o ile w każdym z powyższych przypadków, dodatkowo w danej sytuacji faktycznej ich zawarcie służy zaspokojeniu rzeczywistego zapotrzebowania o charakterze okresowym i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Na szczególną uwagę zasługuje czwarty z powyżej wskazanych przypadków, w ramach którego pracodawca jest zobowiązany wykazać łącznie szereg przesłanek. Na pracodawcy ciąży obowiązek nie tylko wykazania istnienia obiektywnych i leżących po jego stronie przyczyn, ale również, że zawarcie kolejnej umowy na czas określony lub wydłużenie okresu zatrudnienia na podstawie takiej umowy na okres ponad 33 miesięcy służy rzeczywistemu zaspokojeniu jego zapotrzebowania, zapotrzebowanie to ma charakter okresowy, oraz dodatkowo, że skorzystanie z tego wyjątku jest niezbędne w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Regulację tą cechuje ogromna ilość pojęć nieostrych, które w istocie rzeczy, powodują, że pracodawca staje przed dylematem, czy stosując przepis art. 25§ 4 pkt 4 k.p. podjąć ryzyko automatycznej konwersji umowy na czas określony (zawartej powyżej limitów) w umowę o pracę na czas nieokreślony, czy też może poszukiwać nowego pracownika. O trudnym położeniu pracodawcy świadczyć może również okoliczność, że na brak precyzji cytowanych przepisów i wynikającą z tego niepewność prawa wskazywało Biuro Studiów i Analiz Sądu Najwyższego opiniując projekt przedmiotowej ustawy. Stanowisko to dostępne jest na stronie internetowej Sejmu: http://www.sejm.gov.pl/Sejm7.nsf/druk.xsp?documentId=EF78323E83FAD463C1257E4D002211D7.

Należy pamiętać, że w przypadku zawarcia umowy na czas określony powyżej limitów, na warunkach określonych w art. 25§ 4 pkt 4 k.p., konieczne jest zamieszczenie w tej umowie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy. Dodatkowo, na pracodawcy ciąży obowiązek zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia, z jednoczesnym wskazaniem przyczyn jej zawarcia. Niedochowanie tego obowiązku jest, zgodnie z art. 281 pkt 1a k.p., wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Dla pracodawcy, zawarcie umowy o pracę na czas określony powyżej ustawowych limitów, z powołaniem się na wyłączenie, o którym mowa w art. 25§ 4 pkt 4 k.p., wiąże się zatem z ryzykiem uznania przywołanych przez niego przesłanek za niewystarczające i w konsekwencji uznaniem przedmiotowej umowy za zawartą na czas nieokreślony (skutek z art. 251 § 2 k.p.), a także w przypadku uchybienia obowiązkowi właściwego zawiadomienia okręgowego inspektora pracy z ryzykiem grzywny (skutek z art. 281 pkt 1a k.p.).

Jakkolwiek warunki skorzystania z odstępstwa od limitów umów zawartych na czas określony nie są dla pracodawcy łatwe, to jednak pracodawca, reagujący na zmieniającą się sytuację faktyczną np. wydłużenie terminu realizacji kontraktu, konieczność wykonania prac dodatkowych, przesunięcie terminu realizacji projektu, skokowe zwiększenie produkcji w celu wykonania nowego kontraktu o oznaczonym terminie realizacji, powinien móc „obronić” prawo zastosowania wyjątku o którym mowa w art. 25§ 4 pkt 4 k.p. Wydaje się, że kluczem do skutecznego zastosowania tego odstępstwa jest wykazanie przez pracodawcę, po pierwsze związku między czasem trwania pozalimitowej umowy a oznaczoną potrzebą pracodawcy, a po drugie dochowanie staranności w przewidywaniu swoich przyszłych potrzeb przy zawieraniu ostatniej (mieszczącej się w ramach limitów) umowy na czas określony.

Pewnym punktem odniesienia uzasadniającym zawarcie umowy na czas określony ponad limity ustawowe mogłoby być również stwierdzenie, że w konkretnej sytuacji faktycznej, nawet w przypadku zawarcia umowy na czas nieokreślony, w związku z utartą zapotrzebowania na pracę określonego rodzaju, uzasadnione byłoby wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę z uwagi na likwidację jego stanowiska pracy np. w związku z zakończeniem realizacji określonego projektu lub kontraktu przez pracodawcę. Oczywiście, w takiej sytuacji na pracodawcy ciążyłyby dodatkowe obowiązki związane z koniecznością wypłaty odprawy i wykazania uzasadnienia dla doboru pracowników którym zostałyby wręczone wypowiedzenia. Należy jednak wskazać, że pracodawca racjonalnie oceniający zapotrzebowanie na pracę na określonych stanowiskach, we właściwym czasie reagujący na zmieniającą się sytuację gospodarczą, informujący pracownika o przyczynach obiektywnie uzasadniających zawarcie umowy na czas określony, zawiadamiający właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu pozalimitowej umowy na czas określony i w końcu uzgadniający z pracownikiem określony czas trwania umowy, nie powinien być pozbawiony realnej możliwości skorzystania z opisywanego wyjątku.