Stosowanie elektronicznej formy czynności prawnej w działalności gospodarczej

Przed wybuchem pandemii koronawirusa SARS-CoV-2 (COVID-19) wiele rozwiązań dopuszczalnych w świetle przepisów prawa wydawało się mało interesujących. Wśród nich znajdowało się m.in. podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej. Pandemia znacząco wpłynęła na digitalizację naszej pracy, upowszechniając nie tylko komunikację za pośrednictwem cyfrowych platform do komunikacji bezpośredniej, ale również elektroniczne podpisywanie dokumentów.

W efekcie dotychczas rzadko stosowana forma elektroniczna dokumentów, wykorzystywana jedynie w szczególnych okolicznościach, zaczęła zyskiwać na popularności, a teraz staje się nieodłącznym elementem funkcjonowania niejednego przedsiębiorstwa. Podpisując dokumenty w formie elektronicznej, należy jednak spełnić określone wymogi, aby dokumenty miały moc wiążącą.

Podpis elektroniczny – co to jest i jakie ma skutki?

Szczegółowe zasady stosowania podpisu elektronicznego określa rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (dalej „Rozporządzenie eIDAS”), które weszło w życie w dniu 1 lipca 2016 r.

Stosownie do art. 3 pkt 10 Rozporządzenia eIDAS podpis elektroniczny oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis.

Zgodnie natomiast z art. 3 pkt 11 Rozporządzenia eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Jednocześnie art. 25 ust. 2 tego rozporządzenia wprowadza zasadę, zgodnie z którą kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Elektroniczna forma czynności prawnych 

Wraz z wejściem w życie Rozporządzenia eIDAS (które w Polsce znajduje zastosowanie wprost) polski ustawodawca wprowadził do kodeksu cywilnego przepis art. 78¹, który ma na celu ujednolicenie zasad stosowania formy elektronicznej czynności prawnych. W efekcie powyższych zmian w polskim porządku prawnym wyraźnie wyodrębniona została forma elektroniczna jako autonomiczna forma czynności prawnych. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wymagane jest spełnienie dwóch przesłanek: złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej oraz opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ § 1 k.c.). Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (art. 78¹ § 2 k.c.).

Powyższe oznacza, że w każdym przypadku, w którym wymagany jest podpis własnoręczny, może on zostać skutecznie zastąpiony poprzez złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeżeli więc przepisy prawa dla ważności czynności prawnej wymagają zachowania formy pisemnej, może ona zostać ona zastąpiona formą elektroniczną.

Forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej

Forma elektroniczna nie stanowi formy kwalifikowanej w stosunku do formy pisemnej, lecz – jak wskazano wyżej – jest jej równoważna. Jeżeli więc dla ważności czynności prawnej wymagana będzie forma kwalifikowana, na przykład forma aktu notarialnego, nie można jej zastąpić formą elektroniczną. Co istotne, dla zachowania formy elektronicznej nie jest wymagane złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego wyłącznie w Polsce, lecz podpisujący może posłużyć się kwalifikowanym podpisem elektronicznym wydanym w którymkolwiek państwie członkowskim Unii Europejskiej.

Zrównanie formy pisemnej z formą elektroniczną oznacza, że przy podpisywaniu dokumentów związanych z działalnością przedsiębiorstwa, w tym umów, dla ważności których nie została prawnie lub umownie zastrzeżona kwalifikowana forma czynności prawnej, strony mogą posłużyć się podpisami własnoręcznymi albo kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Co więcej, dopuszczalne jest, aby jedna strona czynności prawnej złożyła oświadczenie w formie pisemnej, a druga w formie elektronicznej.

Dozwolone jest jednak umowne wyłączenie możliwości uzupełniania lub zmiany umowy przy wykorzystaniu formy elektronicznej. W tym celu strony powinny w umowie postanowić, że uzupełnienia lub zmiany umowy muszą być dokonywane – pod rygorem nieważności – w formie pisemnej, a forma elektroniczna jest wyłączona. Standardowe umowne zastrzeżenie, że zmiany i uzupełnienia umowy dla swej ważności wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, nie będzie wystarczające dla wyłączenia możliwości dokonywania zmian umowy w formie elektronicznej. Skoro bowiem ustawodawca zrównał obie te formy, oznacza to, że mogą one być stosowane zamiennie, chyba że strony wyraźnie postanowią inaczej. Oczywiście strony mogą również postanowić, że wyłączona zostanie forma pisemna, a jedyną właściwą formą zmian lub uzupełnień umowy będzie forma elektroniczna.

Potoczne a ustawowe rozumienie pojęcia „forma elektroniczna”

Należy mieć na uwadze, że definicja ustawowa formy elektronicznej odbiega od powszechnego rozumienia tego pojęcia. Przykładowo wysłanie drogą elektroniczną dokumentu bez uprzedniego opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie może zostać uznane za czynność prawną dokonaną z zachowaniem formy elektronicznej. Ponadto kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie należy utożsamiać z podpisem składanym za pomocą profilu zaufanego ePUAP. Kwalifikowany podpis elektroniczny musi bowiem spełniać wymogi określone w art. 26 Rozporządzenia eIDAS oraz być wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, a podpis zaufany ePUAP tych wymogów nie spełnia.

Postępująca digitalizacja działalności gospodarczej wskazuje na to, że posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, umożliwiającego podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej, może wkrótce okazać się niezbędne dla płynnego i efektywnego prowadzenia biznesu.