Reklamacja i wezwanie do zapłaty a dochodzenie roszczeń z umowy przewozu przesyłek

Zgodnie z art. 75 ust. 1 Ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. – Prawo przewozowe (Dz. U. z 2020 r., poz. 8 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, dochodzenie roszczeń w postępowaniu sądowym na podstawie ustawy lub przepisów wykonawczych wydanych w jej wykonaniu jest możliwe po bezskutecznym wyczerpaniu przez podmiot uprawniony drogi reklamacji lub po bezskutecznym wezwaniu do zapłaty przez przewoźnika.

Przez drogę reklamacji należy rozumieć przedsądowy tryb dochodzenia roszczeń, natomiast przez reklamację i wezwanie do zapłaty należy rozumieć sformalizowane w zakresie formy i treści zgłoszenie roszczenia. Tryb postępowania reklamacyjnego oraz warunki formalne, jakim powinny odpowiadać reklamacje i wezwania do zapłaty, określa Rozporządzenie Ministra Transportu i Budownictwa z dnia 24 lutego 2006 r. w sprawie ustalania stanu przesyłek oraz postępowania reklamacyjnego (Dz. U. z 2006 r., nr 38, poz. 266 z późn. zm.), zwane dalej „rozporządzeniem”.

Reklamacja albo wezwanie do zapłaty – zanim pójdziesz do sądu

Z powyższego wynika, że aby móc dochodzić roszczeń przed sądem, dany podmiot musi w pierwszej kolejności wystąpić ze stosowną reklamacją albo wezwaniem do zapłaty względem dłużnika. W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z treścią art. 75 ust. 2 ustawy reklamację lub wezwanie do zapłaty uważa się za bezskuteczne, jeżeli dłużnik nie zapłacił dochodzonych należności w terminie 3 miesięcy od dnia doręczenia reklamacji lub wezwania do zapłaty.

W doktrynie wskazuje się, że do wyczerpania drogi reklamacji lub wezwania do zapłaty dojdzie także w sytuacji, gdy dłużnik przed upływem powyższego terminu udzielił odpowiedzi na zgłoszone roszczenie. Powyższe wynika z interpretacji celowościowej i funkcjonalnej treści art. 77 ust. 4 ustawy, który stanowi, że bieg przedawnienia roszczeń dochodzonych na podstawie ustawy zawiesza się na okres od dnia wniesienia reklamacji lub wezwania do zapłaty do dnia udzielenia odpowiedzi na reklamację lub wezwania do zapłaty i zwrócenia załączonych dokumentów, najwyżej jednak na okres przewidziany do załatwienia reklamacji lub wezwania do zapłaty.

Brak wyczerpania drogi reklamacji lub wezwania do zapłaty – spory w doktrynie

W doktrynie sporny pozostaje charakter braku wyczerpania trybu reklamacji lub wezwania do zapłaty, czyli określenie, czy brak ten skutkuje przedwczesnością roszczenia (charakter materialnoprawny – sąd oddali powództwo jako przedwczesne), czy skutkuje niedopuszczalnością drogi sądowej (charakter formalny – sąd odrzuci pozew na podstawie art. 199 § 1 pkt 1 Kodeksu postępowania cywilnego).

Należy przychylić się do stanowiska, że brak wyczerpania trybu reklamacji ma charakter formalny i powinien skutkować odrzuceniem pozwu przez sąd. Z treści art. 75 ust. 1 ustawy jasno wynika, że dochodzenie roszczeń przed sądem przysługuje uprawnionemu po bezskutecznym wyczerpaniu obligatoryjnej drogi reklamacji, mamy więc tutaj do czynienia z czasową niedopuszczalnością drogi sądowej. Dodatkowo należy pamiętać, że w takiej sytuacji nie dojdzie do przerwania biegu terminu przedawnienia (w doktrynie i orzecznictwie wyrażono pogląd, że tylko skuteczna czynność w rozumieniu przepisów procesowych przerywa bieg przedawnienia), co w przypadku długotrwałych procesów sądowych może skutkować przedawnieniem dochodzonego roszczenia.

Forma i treść reklamacji oraz wezwania do zapłaty

Jak wskazano powyżej, reklamacja i wezwanie do zapłaty są sformalizowane w zakresie formy i treści, a powyższe regulują postanowienia rozporządzenia. Zgodnie z § 5 rozporządzenia reklamacja co do zasady powinna być złożona w formie pisemnej, natomiast jeśli przewoźnik przewidział w regulaminie lub w treści umowy przewozu inną formę (ustną do protokołu składanego w jednostce organizacyjnej przewoźnika, dokumentową albo elektroniczną), reklamacja może być złożona w formie wskazanej przez przewoźnika.

W odniesieniu do wezwania do zapłaty rozporządzenie nie wskazuje wprost formy, jaką powinno ono przybrać, jednakże z analizy postanowień rozporządzenia wynika, że dla wezwania do zapłaty przewidziana została jedynie forma pisemna, o czym świadczy wymóg podpisu. Złożenie reklamacji lub wezwania do zapłaty w innej niż przewidziana formie nie skutkuje nieważnością ich złożenia, ponieważ forma reklamacji i wezwania do zapłaty została zastrzeżona jedynie pod rygorem dowodowym.

Jeżeli chodzi o treść reklamacji, to zgodnie z § 5b rozporządzenia powinna ona zawierać:

• firmę (nazwę) i adres siedziby przewoźnika;
• imię i nazwisko (nazwę) i adres zamieszkania (siedziby) uprawnionego;
• załączoną kopię dokumentu dotyczącego zawarcia umowy przewozu lub dane określone przez przewoźnika, pozwalające zidentyfikować zawartą umowę przewozu;
• uzasadnienie reklamacji;
• kwotę roszczenia (oddzielnie dla każdego dokumentu przewozowego);
• numer rachunku bankowego lub adres właściwy do wypłaty odszkodowania lub innej należności;
• podpis uprawnionego – w przypadku reklamacji wnoszonej w formie pisemnej.

Z kolei wezwanie do zapłaty, zgodnie z § 8 rozporządzenia, powinno zawierać:

• firmę (nazwę) i adres siedziby przewoźnika;
• dane określone przez przewoźnika pozwalające zidentyfikować wezwanie;
• imię i nazwisko (nazwę) i adres (siedzibę) podmiotu, do którego kierowane jest wezwanie;
• tytuły roszczenia z uzasadnieniem;
• kwoty roszczenia – oddzielnie dla każdego tytułu roszczenia oraz łączną kwotę należności;
• termin uregulowania należności;
• nazwę banku i numer konta, na które należy wpłacić należność;
• pouczenie o możliwości złożenia reklamacji, ze wskazaniem adresu jednostki organizacyjnej, w której można ją złożyć, oraz formy złożenia reklamacji;
• podpis przewoźnika.

W tym miejscu należy wskazać na tezę wyrażoną w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 5 grudnia 2003 r. (sygn. akt IV CK 264/02), że nawet jeżeli nadawca nazwie pismo, w którym zawarł żądanie zapłaty za szkodę spowodowaną wadliwym wykonaniem umowy przewozu, „wezwaniem do zapłaty”, a nie „reklamacją”, to pismo to należy traktować jako żądanie wszczęcia postępowania reklamacyjnego. Jeżeli więc w treści złożonego pisma podmiot uprawniony wskazał swoje żądanie oraz jego podstawę prawną, to takie pismo należy odpowiednio traktować jako reklamację lub wezwanie do zapłaty.

Podkreślenia wymaga, że zawieszenie biegu terminu przedawnienia spowoduje jedynie wniesienie reklamacji lub wezwanie do zapłaty, spełniające wskazane powyżej wymogi.

Przepisy wykonawcze a regulacja ustawowa

Poważne zastrzeżenia w doktrynie oraz orzecznictwie budzą postanowienia rozporządzenia. W literaturze wskazuje się, że przepisy wykonawcze zostały wydane z przekroczeniem delegacji ustawowej, zawartej w art. 79 ustawy, a ponadto w wielu miejscach są one sprzeczne z przepisami ustawy. Należy się zgodzić z powyższymi twierdzeniami. Jako przykład można tutaj wskazać przepis zawarty w § 9 rozporządzenia, zgodnie z którym nadawca albo odbiorca przesyłki jest uprawniony do złożenia reklamacji na wezwanie do zapłaty przez przewoźnika w terminie nie późniejszym niż 3 miesiące od dnia otrzymania wezwania do zapłaty.

Jednocześnie w powyższym przepisie wskazano, że do tej reklamacji stosuje się odpowiednio przepisy § 5 oraz § 5b-6a rozporządzenia, które odnoszą się do reklamacji, o której mowa w art. 75 ust. 1 ustawy. Z treści § 9 rozporządzenia wynika więc, że nadawcy lub odbiorcy przysługuje swoiste odwołanie od wezwania do zapłaty przewoźnika, któremu rozporządzenie nadaje charakter i wiąże z nim skutki jak z reklamacją uregulowaną w przepisach ustawy. Regulacja ta stanowi przykład przekroczenia delegacji ustawowej do wydania przepisów wykonawczych, a ponadto wprowadza istotne zamieszanie w praktyce.

Należy jednak jasno podkreślić, że reklamacja złożona przez nadawcę albo odbiorcę przesyłki na wezwanie do zapłaty przewoźnika winna być traktowana jako odpowiedź w rozumieniu art. 77 ust. 4 ustawy, co skutkuje odwieszeniem biegu przedawnienia i uznaniem wezwania do zapłaty jako bezskutecznego, w świetle art. 75 ust. 2 ustawy. W takiej sytuacji przewoźnik jest uprawniony do dochodzenia roszczeń w postępowaniu sądowym, a ewentualne zarzuty zawarte w reklamacji nadawcy albo odbiorcy przesyłki będą stanowiły przedmiot rozstrzygania w toku postępowania sądowego.

Obowiązek drogi reklamacji oraz wezwania do zapłaty to niekorzystne rozwiązanie

De lege ferenda należy uznać, że utrzymywanie obligatoryjnego charakteru drogi reklamacji oraz wezwania do zapłaty, zwłaszcza w obecnych realiach gospodarczych, jest rozwiązaniem nieracjonalnym i niekorzystnym z punktu widzenia pewności obrotu. W doktrynie wskazuje się przede wszystkim na fakt, że konieczność wyczerpania trybu reklamacyjnego znacząco utrudnia i spowalnia proces dochodzenia roszczeń przez wierzycieli, a z drugiej strony daje nieuczciwym dłużnikom możliwość długotrwałego uchylania się od spełnienia należnego świadczenia. Na powyższe mają również wpływ postanowienia rozporządzenia, które w wielu miejscach są niejasne i wprowadzające w błąd.